Prowadzenie biznesu w dobie epidemii

Rozmowa z Joanną Sobieszczańską, managerem Biura Rachunkowego PROVENTO

W sytuacji rozprzestrzeniającej się pandemii firmy muszą liczyć się z ryzykiem strategicznym i operacyjnym. Biorąc pod uwagę kluczowe znaczenie biznesu dla gospodarki, do najważniejszych należy sprawne prowadzenie działalności i dobra organizacja pracy. Jak zminimalizować ryzyko oraz poniesione straty w przedsiębiorstwie? Jakich błędów nie popełniać i w jaki sposób szukać oszczędności?

Joanna Sobieszczańska: W obecnej chwili jesteśmy dotknięci przez pandemię, która w nieoczekiwany sposób rozprzestrzeniła się i obnażyła dysfunkcje naszego świata. Nie znamy jeszcze całej skali kryzysu i wywołanych przez niego zmian, zarówno w zakresie gospodarczym, jak i społecznym. Obecna sytuacja i wywołany nią kryzys jest odmiennego charakteru od wcześniejszych kryzysów ekonomicznych, rozprzestrzenił się szybko i ma duży zasięg, co jest wynikiem globalizacji gospodarki światowej. Większość istniejących przedsiębiorstw w mniejszym lub w większym stopniu z pewnością odczuje następstwa tego kryzysu. W niektóre z branż załamanie gospodarcze może uderzyć bardzo silnie, a dla innych z kolei stać się szansą na osiągnięcie sukcesu. Słowo „kryzys” w języku chińskim składa się z dwóch znaków; pierwszy z nich odznacza niebezpieczeństwo lub zagrożenie, drugi natomiast to początek nowej drogi lub szansa. W historii niejednokrotnie kryzys gospodarczy miał oddziaływanie równocześnie pozytywne na koniunkturę, a nawet doprowadził do narodzin kreatywnych pomysłów biznesowych i wpłynął na uruchomienie nowatorskich branż. Natomiast niezależnie od tego czy w obecnej sytuacji naszym głównym celem jest przetrwanie czy rozwój, poradzić możemy, aby unikać kilku podstawowych błędów w działaniu. Nie ignorujmy wszelkich sygnałów, że sytuacja kryzysowa sama się rozwiąże, nie podejmujmy chaotycznych, nieprzemyślanych działać podyktowanych emocjami, a już na pewno nie podejmujmy decyzji korzystając z niesprawdzonych źródeł wsparcia, porad nie popartych analizą, wsparcia obiecującego zbyt szeroki wachlarz i wymagającego podjęcia  ryzykownych decyzji finansowych.

Co zatem zrobić aby przetrwać?

Joanna Sobieszczańska: Wiemy dobrze, że dziś każdy przedsiębiorca stoi przed decyzjami powodującymi dalsze konsekwencje. Nie umiemy wskazać jednej najlepszej drogi, którą w tej sytuacji powinien podążyć właściciel firmy, ale możemy wyszczególnić jakie scenariusze może zastosować w swojej działalności.  Każdy z przedsiębiorców może wybrać kilka możliwości dla swojego biznesu. Zanim jednak dokona tych analiz, ważne jest czy w obecnej sytuacji może w ogóle funkcjonować, działać i być pro-aktywnym. Te kwestie mocno zdeterminują jego szanse i umożliwią otwarcie się na inne możliwości. Biorąc pod uwagę biznes, który w obecnej sytuacji jest „zamrożony” z uwagi na świadczenie usług czy handel, który nie jest możliwy do wykonania, wówczas nasze możliwości są bardziej ograniczone,
lecz niezupełnie w każdym rodzaju prowadzonego przedsiębiorstwa. Należy się zastanowić czy firma posiada jakiekolwiek aktywa ( rzeczy- posiadane maszyny, urządzenia, samochody itp., kapitał ludzki, a także wiedzę, know- how), które z uwagi na zaistniałą sytuację można wykorzystać i przeformułować rodzaj prowadzonej działalności, sposób świadczenia usługi, sposób prowadzenia handlu, zmienić zasady i standard obsługi. Te kroki pozwolą nam zastanowić się na spokojnie czy dzięki temu, dokonując zmiany w swojej firmie, nadal możemy prowadzić działalność, osiągać przychody lub mieć środki na pokrycie naszych stałych kosztów. Nie zapominajmy też o możliwym wnioskowaniu w zakresie wsparcia przewidzianego w ustawach, a więc mikro pożyczkach, zwolnieniach w zakresie składek ZUS, wnioskach o odroczenie w płatnościach podatków i składek, finansowaniu z Polskiego Funduszu Rozwoju S.A.

W przypadku firm, które pomimo tak skomplikowanej i ograniczonej rzeczywistości mogą funkcjonować warto również przeprowadzić szeroko pojętą analizę możliwości swojej dziedziny, branży i zastanowić się nad kolejnym krokiem, bardziej strategicznym. Warto, aby taki przedsiębiorca zastanowił się nad nowymi możliwościami, a mianowicie uruchomił konkretne działania określone jako: wizja, zrozumienie, przejrzystość i elastyczność. Mówiąc dość ogólnie wizja pozwoli nam wyzwolić punkt wyjścia naszej nowej strategii biznesowej. Oczywiście wizja musi być realna, zatem potrzebujemy wiedzieć czy określone działanie ma sens, a do tego potrzebne jest nam zrozumienie i przejrzystość, tak by nasze działania były nakierowane na jasno określone cele. Elastyczność natomiast pozwoli nam swobodnie reagować w stosunku do szybko zmieniającej się rzeczywistości.

Czy może Pani w punktach wskazać jakie kroki doradziłaby Pani osobie stojącej przed tak trudnymi decyzjami związanymi z prowadzeniem swojej firmy?

Joanna Sobieszczańska: Oczywiście. Doradziłabym, aby podjąć następujące kroki i prześledzić kilka ważnych kwestii w swojej firmie:

• Ustabilizować finanse firmowe, określić realne zagrożenia, odzyskać płynność, postarać się uzyskać wpłaty lub poprawić płatności od swoich klientów, uzyskać potwierdzenia wpłat, poprosić o przedpłaty do zamówień, sprawować kontrolę nad płynnością, negocjować własne warunki płatności w zakresie terminów itp.
• Zadbać o bezpieczeństwo swoje i pracowników, dzięki którym będziemy mogli dalej prowadzić biznes, wprowadzić określone procedury, zasady działania, umożliwiające im funkcjonowanie ale zarazem ochraniające ich zdrowie,
• Być blisko potrzeb swoich Klientów, starać się stworzyć dla nich dogodne warunki współpracy, być w „ich skórze”. Dowiedzieć się jakie są ich oczekiwania, jakiego rodzaju pomocy by oczekiwali, jak możemy prowadzić nasz biznes, by ich zadowolić. Pomysłów jest sporo w zależności od branż: np. sprzedaż kuponów w zakresie realizacji po otwarciu lokalu, możliwość dostarczania i świadczenia usług na odległość- serwisy, branża restauracyjna, kwiaciarnie, dostarczanie cateringu bezpośrednio do klienta, szkolenia online, zabezpieczenie biura obsługi przy świadczeniu doradztwa w placówkach.
• W zakresie wydatków postarać się szukać oszczędności, nie podejmować pochopnych decyzji biznesowych. Warto się zastanowić nad tym, która obecnie część biznesu jest marginalna i generuje koszty niewspółmierne do korzyści, czy potrzebne są już decyzje kadrowe- redukcja zatrudnienia, ograniczać koszty do najpilniejszych i potrzebnych.
• Często w przypadku kryzysu przedsiębiorcy ograniczają wydatki na marketing i reklamę, co niekoniecznie jest dobrym posunięciem. Jeśli możemy sobie na to pozwolić postarajmy się w tym czasie uruchomić reklamę czy działanie marketingowe pokazujące nasz nowy sposób działania, nowy rodzaj produktu czy usług. W okresie kryzysu często koszty reklamy są również bardziej dostępne cenowo.

Mając na uwadze te i wiele innych rozwiązań, jedną z najważniejszych decyzji którą może podjąć przedsiębiorca to współpraca z wiarygodnym i profesjonalnym partnerem biznesowym, który wspomoże firmę w dobie kryzysu, doradzi i wspólnie przygotuje model działania.

Nasz silny zespół specjalistów jest do Państwa dyspozycji. Stawiamy na pracę zespołową. Od 10 lat wspieramy Naszych Klientów, niejednokrotnie z dużym sukcesem! Doradzamy osobiście przy zachowaniu wszelkich środków ostrożności lub online za pomocą takich narzędzi jak Skype, Messenger, WhatsUp, telefon, e- mail.

Czy może Pani powiedzieć coś więcej o biurze, które Pani reprezentuje?

Joanna Sobieszczańska: Biuro Rachunkowe PROVENTO Monika Dzikowska od 10 lat świadczy kompleksową obsługę księgowo - podatkową oraz kadrowo - płacową podmiotów gospodarczych o różnej formie prawnej [jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki z o. o., spółki komandytowe, spółki jawne itd.], jak i zróżnicowanych profilach działalności. Nasza siedziba zlokalizowana jest w Gnieźnie, jednak automatyzacja niektórych procesów pozwoliła nam na poszerzenie zasięgu działalności. Z dużym powodzeniem obsługujemy podmioty gospodarcze prowadzące swoje działalności na terenie województwa mazowieckiego, wielkopolskiego i kujawsko- pomorskiego.

Szybka oraz rzetelna informacja i kontakt z księgowym to podstawa - jak więc wygląda współpraca z księgowym, który pracuje kilkaset kilometrów od swojego Klienta?

Joanna Sobieszczańska: Obecny księgowy to partner w biznesie, doradca, wdrożeniowiec i mediator. To osoba, która korzysta z najnowszych technologii, wspiera przedsiębiorcę, dostrzega jego potrzeby i wychodzi im naprzeciw proponując nowe rozwiązania. My proponujemy naszym klientom nowoczesne narzędzie do komunikacji
z nami, które umożliwia dostęp do dokumentów księgowych [zawsze i z każdego miejsca], daje oszczędność czasu poprzez usprawnienie pracy, umożliwia generowanie przelewów bez konieczności ręcznego wpisywania danych kontrahenta wraz z weryfikacją rachunków bankowych kontrahentów na „białej liście”, umożliwia pobieranie raportów, a także daje możliwość prowadzenia rozrachunków z kontrahentami.

Proszę zatem powiedzieć co to za narzędzie i jak się nim posługiwać.

Joanna Sobieszczańska: Należy mieć na uwadze, że wciąż niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że know - how w dzisiejszych czasach to jeden z najważniejszych składników niemajątkowych ich firmy. Narzędzia, z których korzystamy oraz sposób w jaki mamy zorganizowaną naszą pracę, wszystkie procesy i strategie wypracowaliśmy przez lata praktyki, zatem opowiem tylko ogólnie jak to wygląda.

Każdy nasz klient ma dostęp do swojej bazy danych, gdzie może dodawać dokumenty księgowe na 3 sposoby: poprzez zalogowanie się na swoim koncie, poprzez wysłanie zeskanowanych dokumentów na specjalnie utworzony adres e-mail lub poprzez zainstalowaną aplikację na swoim telefonie i zrobienie zdjęć dokumentom. Po ich dodaniu księgowy otrzymuje automatyczną wiadomość z systemu z informacją, że może przystąpić do prac z dokumentami konkretnego Klienta. Zaoszczędzamy w ten sposób czas, a finalnie Klient dostaje informację o podatkach czy swojej sytuacji finansowej dużo szybciej niż gdy to się odbywa przy zastosowaniu, nazwijmy to,  tradycyjnego sposobu pracy- czyli ręcznego wprowadzania danych z dokumentów do systemu księgowego. Szybka oraz rzetelna informacja to podstawa!!

Służymy wsparciem naszym klientom w obsłudze narzędzia, ale jeżeli ktoś sobie z nim nie radzi czy też nie ma na to czasu nadal pozostaje możliwość wysyłki dokumentów w formie papierowej.

Jak obecna sytuacja wpłynęła na organizację Państwa pracy? Wielu przedsiębiorców skarży się na brak wsparcia ze strony księgowych, którzy prowadzą ich sprawy. Czy wspieracie Państwo swoich klientów w możliwościach skorzystania z zapisów ustawy tzw. tarczy antykryzysowej?

Joanna Sobieszczańska: W obecnej sytuacji - w dobie pandemii mimo, że byliśmy zmuszeni do wprowadzenia pewnych środków bezpieczeństwa rytm naszej pracy nie został zakłócony. Staramy się być Partnerem i Przewodnikiem dla naszych Klientów - złożyliśmy już około 200 wniosków o wsparcie dla firm w ramach Tarczy Antykryzysowej, a środki finansowe już wpływają na konta naszych klientów! Rozumiemy ich potrzeby, słuchamy tego, co mówią. Dla nas niedopuszczalne są sytuacje kiedy to księgowa jest niedostępna, nie odbiera telefonu czy zamyka się przed swoim klientem, tym bardziej w momencie kiedy klient najbardziej potrzebuje wsparcia czy choćby czasem wysłuchania, tak po ludzku. Jak już wspominałam wcześniej obecny księgowy to partner i doradca. To osoba, która potrafi wsłuchać się w potrzeby swojego partnera biznesowego [Klienta]. U nas te standardy nie zmieniły się i funkcjonują od lat. Niejednokrotnie klienci, mimo możliwości przekazywania dokumentów elektronicznie, przychodzą osobiście, żeby z nami porozmawiać, czasem pożartować, a ich zadowolenie i uśmiechy są dla nas bardzo motywujące do dalszego działania i rozwoju.

W jaki sposób można nawiązać z Państwem współpracę?

Joanna Sobieszczańska: Zapraszam do odwiedzenia naszej strony www.provento.info i do kontaktu z nami. Istnieje możliwość odbycia spotkania online, a także umówienia spotkania osobistego z zachowaniem wszelkich środków ostrożności. Dbamy o interesy naszych klientów, dlatego podpisując z nami umowę omawiamy szczegółowo jak wygląda praca z naszym Zespołem. Myślę, że pozytywne opinie naszych Klientów są najlepszą i najbardziej wiarygodną wizytówką naszej firmy. Zapraszam do kontaktu!

(tekst płatny)